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MacroFiche - Automatisierte Archivierung
Spooldateien, welche auf einem AS/400 Hostsystem erstellt werden, können mit Client/Access oder einem anderen Dateitransfer-System einfach auf das Archivsystem übertragen werden. MacroFiche stellt dazu auf der AS/400 eine Reihe von Hilfsprogrammen bereit, mit welchen dieser Vorgang vollständig automatisiert werden kann.
 Berichts- und Indexparameter können von einem System-administrator einfach erstellt werden. Er benutzt dazu einfache Windows Dialoge. Diese Parameter ermöglichen es MacroFiche, jeden Bericht automatisch zu identifizieren und entsprechend den Notwendigkeiten der einzelnen Benutzer abzuspeichern. Die Klassifizierung einzelner Berichte sowie die Indizierung erfolgen automatisch während die Berichte geladen werden. Die Ablagehierarchie besteht aus Firma, Ordner, Anwendung und Bericht. Innerhalb eines Berichtes können bis zu vier Indizes vergeben werden. Die Daten können in einem Netzwerk verteilt und dadurch auf mehreren optischen Plattensubsystemen und/oder Jukeboxen gespeichert werden. Da die Daten sofort auf optische Platten gespeichert werden, ist eine optimale Datensicherheit gewährleistet.
Nachdem die Daten auf der optischen Platte gespeichert wurden, können diese von den Benutzern jederzeit einfach abgerufen werden. Die Abfrage kann problemlos in bestehende Anwendungen integriert werden. Dadurch ist der Benutzer nicht gezwungen seine eigentliche Anwendung zu verlassen, wenn er sich ein Dokument aus dem Archiv anzeigen lassen will. Wurde ein entsprechendes Dokument einmal gefunden, kann dieses einfach gedruckt oder gefaxt werden. Auch kann ein Formular angezeigt und sowohl mitgedruckt, als auch gefaxt werden.
Die Abfrage kann über einen Index, oder eine Kombination von Indexwerten erfolgen. Es ist auch möglich sogenannte 'Wildcard-character' zu benutzen, falls der gewünschte Suchwert nicht vollständig bekannt ist.
Wird nach einem Wert gesucht, der nicht in einem der vordefinierten Indizes enthalten ist, so kann eine freie Textsuche durchgeführt werden. Es ist aber auch eine Kombination von Index- und Textsuche möglich.Zu den gespeicherten Seiten können Notizen hinzugefügt werden, wodurch auch andere Benutzer über allfällige Bearbeitungsvorgänge einfach informiert werden können.
Ein ausgefeiltes Paßwort- und Auditsystem erfüllt alle Anforderungen des Datenschutzes.
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